Hoe deel je een bestand veilig via OneDrive of SharePoint

Bestanden delen met collega's of externe partijen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Toch gaat het regelmatig mis: een document dat per ongeluk voor iedereen toegankelijk is, of een link die nooit aankomt. In dit artikel lees je hoe je dat voorkomt en bestanden veilig deelt via OneDrive of SharePoint.

Voordat je begint

• Je hebt een Microsoft 365-account nodig. Dat is het account waarmee je ook inlogt op Outlook en Teams.
• Het bestand of de map die je wilt delen, moet al opgeslagen zijn in OneDrive (voor persoonlijke werkbestanden) of SharePoint (voor gedeelde teambestanden).
• Weet je niet zeker waar je bestand staat? Bestanden op je persoonlijke werkschijf staan vaak in OneDrive. Teambestanden staan meestal in SharePoint of in een Teams-kanaal.

1. Open het bestand of de map in OneDrive of SharePoint

1. Ga naar office.com en log in met je zakelijke account.
2. Klik op OneDrive of SharePoint in het linkermenu.
3. Zoek het bestand of de map die je wilt delen.
4. Klik met de rechtermuisknop op het bestand, of beweeg je muis erover en klik op het pictogram met de drie puntjes (...).
5. Kies Delen in het menu dat verschijnt.

2. Kies de juiste deelinstelling

Er verschijnt een venster met deelmogelijkheden. Dit is het belangrijkste onderdeel: hier bepaal je wie toegang krijgt.

1. Klik op het tandwiel-icoon naast “Copy link” om de huidige deelinstelling en linkrechten aan te passen.
2. Kies de juiste optie:
   • Specifieke personen: alleen de personen die jij invult krijgen toegang. Dit is de veiligste keuze voor vertrouwelijke documenten.
   • Personen in [jouw organisatie]: iedereen binnen jouw bedrijf met de link kan het bestand openen. Handig voor interne documenten.
   • Iedereen met de link: ook mensen buiten jouw organisatie kunnen het bestand openen zonder in te loggen. Gebruik dit alleen voor niet-gevoelige bestanden.
3. Stel ook de rechten in. Kies tussen:
   • Kan bewerken: de ontvanger mag het bestand aanpassen.
   • Kan weergeven: de ontvanger kan het bestand alleen lezen, niet wijzigen.
4. Wil je extra beveiliging? Stel een vervaldatum in zodat de link na een bepaalde datum automatisch stopt met werken. Dit is handig bij tijdelijke samenwerking met externe partijen.
5. Klik op Toepassen om de instelling op te slaan.

3. Verstuur de uitnodiging of kopieer de link

1. Typ in het veld Naam, groep of e-mailadres de naam of het e-mailadres van de persoon met wie je wilt delen.
2. Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe in het tekstveld eronder.
3. Klik op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een directe link naar het bestand.
4. Wil je liever een link kopiëren en zelf versturen, bijvoorbeeld via Teams of e-mail? Klik dan op Link kopiëren en plak de link in jouw bericht.

4. Toegang later intrekken of aanpassen

Heb je iemand tijdelijk toegang gegeven en wil je die weer verwijderen? Dat kan eenvoudig.

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies Delen.
2. Klik op Toegang beheren of Gedeeld met in het deelvenster.
3. Je ziet een overzicht van iedereen met toegang. Klik op het prullenbakpictogram of op Toegang verwijderen naast de naam van de persoon.
4. Klik op Opslaan of Bevestigen.

Problemen oplossen

• De ontvanger ontvangt geen e-mail: Controleer of het e-mailadres correct is ingevoerd. Vraag de ontvanger ook om de spammap te controleren.
• De link werkt niet meer: Mogelijk is de vervaldatum verlopen of is de toegang ingetrokken. Deel het bestand opnieuw via de stappen hierboven.
• De ontvanger ziet de optie "Toegang aanvragen": Het bestand is niet met die persoon gedeeld of de deelinstelling staat te beperkt. Pas de instellingen aan via Toegang beheren.
• Je ziet de knop "Delen" niet: Mogelijk heeft jouw organisatie beperkingen ingesteld op het delen van bestanden. Neem contact op met je IT-afdeling of greenpickle.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of wil je weten hoe je bestandsdeling goed inricht voor jouw team? Greenpickle helpt je graag verder.

Stuur een e-mail naar help@greenpickle.nl of ga naar onze contactpagina. We reageren snel en praktisch.