outlook

Hoe stuur je een e-mail namens een collega of gedeeld adres in Outlook

Leer hoe je in Outlook een e-mail verstuurt vanuit een gedeeld e-mailadres of namens een collega, inclusief hoe je het juiste afzenderadres instelt.

Soms wil je een e-mail versturen vanuit een gedeeld postbus zoals info@bedrijf.nl, of je wilt een bericht sturen namens een collega die afwezig is. In Outlook is dat mogelijk, maar je moet wel weten waar je de instelling vindt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Voordat je begint

Je hebt toestemming nodig om te mogen verzenden vanuit het andere adres. Dit wordt ingesteld door een beheerder. Heb je die toestemming nog niet? Neem dan contact op via help@greenpickle.nl.
Dit werkt in Outlook op Windows, Mac en in Outlook op het web (outlook.office.com).
Er zijn twee verschillende opties: Verzenden als (de ontvanger ziet het andere adres als afzender) en Verzenden namens (de ontvanger ziet jouw naam én het andere adres).

1. Zet het veld "Van" aan in Outlook

Standaard zie je het veld Van niet als je een nieuw bericht opstelt. Je moet dit eerst inschakelen.

Open Outlook en klik op Nieuwe e-mail.
Klik in het lint bovenaan op het tabblad Opties.
Klik op Van. Er verschijnt nu een extra veld boven het veld Aan.

Gebruik je Outlook op het web? Dan zie je het veld Van automatisch als je toegang hebt tot meerdere adressen.

2. Kies het juiste afzenderadres

Klik in het nieuwe e-mailvenster op het veld Van.
Er verschijnt een lijst met beschikbare adressen. Kies het adres waaruit je wilt verzenden, bijvoorbeeld info@bedrijf.nl.
Staat het adres er niet tussen? Klik dan op Ander e-mailadres... en typ het adres handmatig in.
Stel de rest van je e-mail in zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.

3. Verzenden namens een collega instellen

Wil je een e-mail sturen namens een collega, bijvoorbeeld omdat hij of zij afwezig is? Dan moet de collega jou eerst machtigen. Dit doet de collega zelf in Outlook:

Ga naar Bestand en klik op Accountinstellingen.
Klik op Toegang van gemachtigden.
Klik op Toevoegen en zoek jouw naam op.
Stel de rechten in op minimaal Auteur voor de Postvak IN, zodat jij namens de collega kunt verzenden.
Klik op OK om op te slaan.

Zodra deze instelling actief is, kun jij in een nieuw bericht via het Van-veld het adres van de collega selecteren.

Problemen oplossen

Het adres staat niet in de lijst: Je hebt waarschijnlijk nog geen toestemming. Vraag dit aan via help@greenpickle.nl of leg het voor aan je IT-beheerder.
Je ontvangt een foutmelding bij het verzenden: Controleer of je de juiste rechten hebt voor het adres. Soms duurt het tot 30 minuten voordat nieuwe rechten actief zijn.
De ontvanger ziet de verkeerde afzender: Controleer of je Verzenden als of Verzenden namens hebt. Bij "namens" ziet de ontvanger altijd ook jouw eigen naam erbij.
Het veld "Van" verdwijnt weer: Outlook onthoudt deze voorkeur niet altijd. Controleer of de instelling opnieuw aan moet worden gezet via het tabblad Opties.