SharePoint vs OneDrive: Verschillen en wanneer wat gebruiken?
Wat zijn OneDrive en SharePoint?
OneDrive en SharePoint zijn beide cloudopslagservices van Microsoft 365, maar ze hebben een heel andere bestemming.
OneDrive is vooral bedoeld als persoonlijke opslag voor individuele gebruikers, terwijl SharePoint bedoeld is als centrale, gedeelde opslag voor teams, afdelingen en de hele organisatie.
| Onderdeel | OneDrive (voor Bedrijven) | SharePoint |
|---|---|---|
| Aard van opslag | Persoonlijke cloudopslag | Team‑ en organisatie‑opslag |
| Eigenaar van de bestanden | Individuele gebruiker | Site / team / organisatie |
| Bestemming | Persoonlijke concepten, werk bestanden, privé‑achtige documenten | Projecten, klantdocumenten, team‑ en procesdocumenten |
| Rechten en beheer | Rechten komen vooral van de gebruiker | Rechten en beveiliging centraal beheerd |
| Integratie met Teams | Ja, maar beperkt als privé‑opslag | Ja, via Teams‑kanalen en sites |
| Zoekbaarheid binnen organisatie | Beperkt, vooral voor directe delen | Breed, centrale documenten zijn goed vindbaar |
Wat is OneDrive for Business?
OneDrive for Business is de zakelijke versie van OneDrive die je krijgt als onderdeel van Microsoft 365.
Het is jouw persoonlijke cloud‑opslagruimte waar je documenten, presentaties en andere bestanden kunt bewaren en waar je altijd toegang hebt, vanaf elke locatie en elk apparaat.
OneDrive for Business is bedoeld om:
- Eigen concepten en werkbestanden op te slaan.
- Achtergrond‑synchronisatie met je lokale laptop of desktop.
- Bestanden rechtstreeks te delen met een beperkt aantal collega’s, zonder een volledige teamsite in te richten.
Wat is SharePoint?
SharePoint is een platform voor samenwerking en documentbeheer binnen Microsoft 365.
Het biedt niet alleen gedeelde documentbibliotheken, maar ook intranet‑pagina’s, nieuws, lijsten en tools voor workflow‑ en procesbeheer.
SharePoint is vooral bedoeld om:
- Team‑, project‑ en afdelingsdocumenten centraal op te slaan.
- Structuur en beheer te creëren over documenten (mappen, versies, metadata).
- Samenwerking in real‑time te ondersteunen via integratie met Teams en Office‑apps.
Wanneer gebruik je SharePoint en wanneer OneDrive?
Een beknopte vuistregel is:
- OneDrive = wanneer de informatie persoonlijk is of nog in concept‑fase, en alleen voor jou of een kleine selectie mensen bestemd is.
- SharePoint = wanneer de informatie team‑ of organisatie‑eigendom is en toegankelijk moet blijven voor collega’s.
Punten waarom je SharePoint gebruikt
Gebruik SharePoint in de volgende situaties:
- Projectdocumenten centraal opslaan en delen met het hele projectteam.
- Klant‑, proces‑ of handleidingsdocumentatie opslaan die andere teams of collega’s in de toekomst moeten kunnen vinden.
- Documenten waarvan meerdere personen gelijktijdig moeten kunnen werken (bijvoorbeeld formulieren, rapporten, procedures).
- Wanneer je documenten goed georganiseerd wilt houden met mappen, versiebeheer, metadata en duidelijke beveiligingsregels.
Punten waarom je OneDrive gebruikt
Gebruik OneDrive in de volgende situaties:
- Persoonlijke concepten, voorbereidende documenten of notities die nog niet bedoeld zijn voor iedereen.
- Bestanden die primair van jou zijn en waarvan alleen een paar collega’s moeten kunnen meekijken.
- Persoonlijke archieven of back‑up van documenten die je regelmatig op meerdere apparaten wilt hebben.
- Wanneer je snel een document wilt delen zonder een aparte SharePoint‑site of Teams‑kanaal in te richten.
Veelgemaakte fout: zakelijke documenten in persoonlijke OneDrive
Een veelgemaakte fout is om zakelijke documenten zoals projectbestanden, klantdocumentatie en teamhandleidingen in je persoonlijke OneDrive‑omgeving te bewaren.
Als je op vakantie gaat, verzuim maakt of de organisatie verlaat, dan zijn deze bestanden niet automatisch meer toegankelijk voor collega’s, omdat ze aan jouw account zijn gekoppeld en niet onderdeel zijn van de gedeelde SharePoint‑omgeving.
Daarom geldt als regel: projectdocumenten, klantbestanden en teamhandleidingen bewaar je altijd in SharePoint of in een bijbehorende Teams‑site, zodat ze blijven bestaan als je even weg bent of uiteindelijk de organisatie verlaat.
