Wat doe je als je een verdachte e-mail ontvangt?

Elke dag landen er e-mails in zakelijke inboxen die niet kloppen. Een nep-factuur, een dringende melding van je 'bank' of een link die je nergens naartoe zou moeten sturen. Dit heet phishing. Het gevaar zit hem niet alleen in het klikken op een link, maar ook in het openen van bijlagen of het invullen van gegevens op een nepwebsite.

In dit artikel lees je hoe je een verdachte e-mail herkent, wat je moet doen als je er een ontvangt, en hoe je het meldt aan de juiste mensen.

Voordat je begint

Dit artikel is bedoeld voor iedereen die zakelijk e-mail gebruikt, ongeacht je technische kennis. Je hebt geen speciale tools nodig. De meeste stappen kun je direct uitvoeren vanuit Outlook of je webbrowser.

• Zorg dat je de e-mail nog niet hebt beantwoord of doorgestuurd.
• Heb je al op een link geklikt of een bijlage geopend? Lees dan direct het onderdeel Problemen oplossen hieronder.
• Verwijder de e-mail nog niet voordat je hem hebt gemeld.

1. Herken de signalen van een verdachte e-mail

Niet elke phishing-mail ziet er slordig uit. Sommige zijn goed nagemaakt. Let op de volgende signalen:

• Vreemd of onbekend e-mailadres: Het afzenderadres lijkt op een bekend bedrijf, maar klopt niet helemaal. Bijvoorbeeld support@micros0ft-help.com in plaats van een officieel Microsoft-adres.
• Dringend taalgebruik: De mail vraagt je om snel te handelen, anders verlies je toegang of word je geblokkeerd.
• Onverwachte bijlagen: Je ontvangt een bestand dat je niet verwachtte, zoals een .zip, .exe of een Word-bestand met een macro.
• Verdachte links: Als je met je muis over een link zweeft (zonder te klikken), zie je een webadres dat niets met de afzender te maken heeft.
• Vragen om inloggegevens of betaling: Betrouwbare bedrijven vragen nooit via e-mail om je wachtwoord, pincode of betaalgegevens.
• Slechte spelling of vreemde opmaak: Fouten in de tekst of een vreemde mix van talen zijn een veelvoorkomend teken.

2. Wat je niet moet doen

Als je een e-mail ontvangt en twijfelt, doe dan het volgende niet:

• Klik niet op links in de e-mail.
• Open geen bijlagen, ook niet als het er uitziet als een normale PDF of Word-bestand.
• Beantwoord de e-mail niet en stuur hem niet door naar collega's.
• Vul geen gegevens in op een website die je via de e-mail hebt bereikt.
• Verwijder de e-mail nog niet.

3. Meld de e-mail via Outlook

Gebruik je Outlook via Microsoft 365? Dan kun je een verdachte e-mail eenvoudig melden als phishing. Zo werkt het:

1. Open de verdachte e-mail, maar klik nergens op.
2. Klik rechtsboven in de e-mail op de drie puntjes of op Meer acties.
3. Kies Rapporteren en daarna Phishing.
4. Outlook markeert de e-mail automatisch en stuurt een melding naar Microsoft.

In Outlook op de desktop vind je deze optie soms ook via het tabblad Start onder Ongewenste e-mail. De exacte locatie kan verschillen afhankelijk van de versie die je gebruikt.

4. Meld het bij je eigen IT-afdeling of greenpickle

Naast de melding in Outlook is het belangrijk om de e-mail ook te melden bij de verantwoordelijke IT-partij. Zo kunnen zij controleren of meer collega's dezelfde mail hebben ontvangen en zo nodig maatregelen nemen.

1. Stuur een korte melding naar help@greenpickle.nl of neem contact op via greenpickle.nl/contact.
2. Vermeld in je bericht:
   • Het e-mailadres van de afzender.
   • Het onderwerp van de e-mail.
   • Of je al ergens op hebt geklikt of een bijlage hebt geopend.
3. Verwijder de e-mail pas nadat je melding is bevestigd of nadat je te horen hebt gekregen dat dit veilig is.

Problemen oplossen

Heb je per ongeluk al op een link geklikt of een bijlage geopend? Onderneem dan zo snel mogelijk de volgende stappen:

• Koppel je apparaat los van het netwerk als je vermoedt dat er iets mis is. Schakel de wifi uit of verwijder het netwerkkabel.
• Verander direct je wachtwoord als je gegevens hebt ingevuld op een website. Doe dit via een ander, veilig apparaat.
• Neem onmiddellijk contact op met greenpickle via help@greenpickle.nl of greenpickle.nl/contact. Geef aan wat er is gebeurd, zodat we snel kunnen handelen.
• Informeer je leidinggevende zodat de juiste mensen op de hoogte zijn en collega's kunnen worden gewaarschuwd.

Schroom niet om direct hulp te vragen, ook als je denkt dat het misschien niet zo erg is. Snel handelen beperkt de schade.

Hulp nodig?

Twijfel je of een e-mail betrouwbaar is, of wil je weten wat je moet doen na een verdachte situatie? We helpen je graag.

Stuur een bericht naar help@greenpickle.nl of ga naar greenpickle.nl/contact. Onze mensen reageren snel en praktisch, zonder technisch vakjargon.